Единый электронный архив организации как составная часть управления документационным обеспечением icon

Единый электронный архив организации как составная часть управления документационным обеспечением

Смотрите также:
Бизнес-план как составная часть стратегического планирования деятельности коммерческой...
План риска как составная часть бизнес-плана полиграфического предприятия...
Финансовое планирование как составная часть процесса стратегического управления Экономические и...
Финансовое планирование как составная часть процесса стратегического управления Экономические и...
Физическая культура составная часть культуры, область социальной деятельности...
Концепция интегрального управления рисками хозяйствующих субъектов 24...
Стенографический отчет Заседание секции №7 «Антикоррупционный мониторинг и антикоррупционная...
Система противодействия легализации (отмыванию) денежных средств, полученных преступным путем...
На уроках чтения...
В. И. Яшкичев Древние корни казачества...
Государство и право важнейшие факторы общественной эволюции...
Электронная база «книгообеспеченность» как составная часть информационной системы вуза: опыт...



скачать
Единый электронный архив организации как составная часть управления документационным обеспечением

Гробов Кирилл Сергеевич – Заместитель коммерческого директора, корпорация «Электронный архив»

Для многих организаций актуальной является задача совершенствования процессов работы сотрудников с информацией, содержащейся как в документах текущего делопроизводства, так и находящихся на архивном хранении. Особенно это затрагивает компании, организационные структуры которых включают территориально-удаленные и обособленные подразделения. Поток документов, с которыми работает каждое из подразделений организации, огромен, и работникам бывает трудно найти нужную информацию, обращаясь к бумажным архивам. Приходится искать документ на рабочем месте, в архивных материалах отдела, департамента, управления, и даже заниматься поиском сотрудников, ранее работавших с требуемыми документами. Задача становится еще более трудноразрешимой, если эта информация запрашивается у другого территориально-удаленного подразделения. Таким образом, поиск нужного документа превращается в длительный трудозатратный процесс, который может оказаться безрезультатным. Кроме того, использование бумажных документов в работе вызывает необходимость делать их копии, поскольку оригинал может быть доступен только одному человеку. Следствие этого – излишние расходы на копирование документов, угроза утечки информации из-за бесконтрольного снятия копий, а также угроза утраты оригиналов бумажных документов.

Корпорация «Электронный Архив» предлагает решение по созданию информационного центра организации, аккумулирующего электронные документы всех структурных подразделений – единого электронного архива, который позволяет систематизировать и структурировать информационные ресурсы, используемые в организации, и упорядочить работу с ними.

Цели:

  • Централизованное надежное хранение документов всех документов организации в едином электронном хранилище

  • Регламентированный доступ к документам архива непосредственно из территориально-удаленных подразделений

  • Разгрузка ресурсов используемых информационных систем и повышение их производительности

Особенности:

  • Хранение всех видов документов (ОРД, финансовая, проектная, конструкторская и т.д.)

  • Хранение и работа со всеми типами документов: созданных электронных и отсканированных «бумажных»

  • Ориентация не только на текущий документооборот, но и использование документов архивного хранения – сохраняются образы документов как текущей, так и накопленной годами документации

  • Хранение данных и документов других систем и приложений (аудио, видео и т.п.)

^ Структура и наполнение электронного архива:

Единый электронный архив организации хранит электронные документы всех структурных подразделений организации, в том числе территориально-обособленных. В электронный архив могут быть загружены электронные документы различных типов: организационно-распорядительная документация, договоры с клиентами и сопутствующие документы, первичная бухгалтерская документация, акты сверки взаиморасчетов, нормативные акты, регламенты и т.д.

Документы загружаются в любых форматах: отсканированные электронные копии документов в виде файла растрового формата (TIFF, JPEG, BMP и др.), документы, изначально созданные в электронном виде (файлы MS Office, документы СЭД, векторные изображения САПР и т.д.), мультимедиа-объекты (аудио-видеозаписи, например, записи конкурсных торгов) и т.п. При этом возможно автоматическое преобразование в установленный в организации стандартный формат.

Решение по созданию единого электронного архива организации включает следующие модули:

  • Перевод бумажных документов в электронный вид

  • Создание централизованного надежного хранилища электронных документов организации

  • Интеграция с внедренными АИС

  • Единые стандарты хранения и доступа к электронной информации

  • Доступ всех подразделений к единой информационной базе

  • Автоматизированный учет ввода, хранения и пользования электронными документами

^ Система управления электронным архивом:

Система управления электронным архивом на основе ПО ЭЛАР САПЕРИОН является ядром единого электронного архива организации. Она обеспечивает управление вводом (сканирование и индексирование) и хранением информации, а также эффективную работу с электронными документами архива.

ЭЛАР Саперион предоставляет сотрудникам организации следующие возможности:

  • Быстрый поиск необходимых документов в едином электронном архиве по заданным параметрам;

  • Оперативный многопользовательский доступ к документу;

  • Внесение пометок в электронные образы документов;

  • Просмотр, копирование и вывод на печать изображения документа

  • Просмотр, копирование, печать атрибутов документа без возможности просмотра его изображения

  • Управление маршрутами движения документа

  • Экспорт архивных документов во внешние приложения

  • Использование электронной цифровой подписи

  • Выборка документов с выгрузкой их на CD или DVD диск.

Для защиты от несанкционированного доступа к документам единого электронного архива ЭЛАР САПЕРИОН обеспечивает сохранение электронных данных в закодированном файле собственного формата. Кроме того доступ сотрудников организации к документам строго регламентирован: система позволяет вводить ограничения доступа к отдельному документу или его фрагменту.

Система ЭЛАР САПЕРИОН соответствует требованиям руководящего документа «Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей» (Гостехкомиссия России, 1999) по 4 уровню контроля и может использоваться в автоматизированных системах до класса защищенности 1Г включительно.

^ Текущий ввод документов:

Появляющиеся каждый день в подразделениях организации бумажные документы также подлежат оцифровке с целью занесения их в единый электронный архив. Для этого в составе решения организуются участки текущего ввода документов, в состав которых входят профессиональные сканеры и специальное ПО.

Участок текущего ввода обычно располагается в канцелярии или общем отделе главного офиса или территориального-обособленого подразделения. Наиболее целесообразно организовать подобные участки в обособленных подразделениях с большим потоком текущей документации. Поставляемое корпорацией «Электронный Архив» оборудование позволяет организовать оперативную обработку текущей бумажной документации. Для высокоскоростного сканирования расшитых документов формата до А3 используется сканер ЭЛАР СКАМАКС со скоростью работы до 150 листов в минуту, для среднеформатных и нерасшиваемых документов идеально подходят планетарные сканеры ЭЛАР ПланСкан.

Состав участка текущего ввода (тип и конфигурация сканеров, количество рабочих станций и т.п.) выбирается исходя из объема потока документов

Результатом оцифровки могут являться не только отдельные образы страниц документов, но и многостраничные файлы формата PDF. Каждая страница такого электронного документа соответствует странице бумажного и, в случае необходимости, содержит ссылки на сопутствующие материалы.

Сотрудники общего отдела или канцелярии осуществляют индексирование отсканированных документов, заполняя для каждого из них регистрационную карточку и ввод электронных документов в единый электронный архив. В случаях, если сканируются формализованные документы, индексирования может проводиться в автоматическом режиме.

Если документ первоначально создается в электронной форме, например в форматах MS Word, MS Excel, в системе электронного документооборота или в учетной системе предприятия (1С, SAP и пр.), и нет необходимости в его сохранении с подписями и печатью, то он попадает в электронный архив автоматически. В случае, когда предусмотрено сохранение данного типа документов в виде электронного образа утвержденного бумажного оригинала, то документ сканируется после распечатки и заверения.

^ Автоматическое индексирование:

Чтобы загрузить в архив все сканируемые документы, необходимо заполнить индексные поля

  • Автоматическое распознавание текста и штрих-кодов

  • Полуавтоматическое распознавание с возможностью корректировки

  • Распознавание структурированных документов (форм, бланков)

  • Распознавание в ручном режиме по принципу «Point & Shoot» - выделением нужной области

^ Массовый ввод (оцифровка) бумажных документов:

Бумажные документы, накопившиеся в организации за долгий период работы и находящиеся в ее архиве (подразделениях), попадают в электронный архив организации после их перевода в электронный вид. В первую очередь оцифровке подлежат наиболее востребованные документы. Для сканирования больших объемов бумажных документов корпорация «Электронный Архив» предлагает услугу по массовой оцифровке, базирующуюся на использовании технологии «залпового ввода» документов. Документы переводятся в электронный вид в производственных центрах Корпорации, оборудованных необходимой высокопроизводительной промышленной сканирующей техникой, либо непосредственно на территории организации, куда выезжает бригада квалифицированных специалистов-сканировщиков Корпорации. Мобильные бригады оснащены всем необходимым оборудованием для проведения сканирования.

Далее в производственных центрах «Электронного Архива» осуществляется индексирование полученных электронных образов документов – по особой промышленной технологии (ретроконверсии) формируется поисковая база, позволяющая реализовать эффективный поиск документов среди оцифрованного массива. Каждому документу присваиваются индексные данные, которые четко идентифицируют документ. Список полей индексирования определяется Заказчиком. Работы проводятся в соответствии с требованиями обеспечения конфиденциальности информации.

Индексная база данных и электронные образы документов составляют электронный информационный ресурс (ЭИР), предназначенный для загрузки в единый электронный архив.

^ Архивная система хранения:

Для долговременного надежного хранения данных электронного архива создается хранилище электронных документов, которое строится на базе архивных накопителей (роботизированных библиотек оптических дисков) ЭЛАР НСМ DVD/BD, емкостью до 35 ТБ в режиме on-line (до 700 оптических дисков).

Большая ёмкость, защищенность информации и возможность увеличения исходного объёма архива являются главными критериями хранения архивных данных. Архивные накопители обеспечивают надежную защиту информации, обладают способностью наращивания изначального объёма архива, а также возможностью поддержки off-line хранилища (за счет использования съемных магазинов дисков).

Организованное таким образом хранилище архива электронных документов позволяет хранить данные в течение нескольких десятков лет и обеспечивает их неизменность и сохранность.

^ Интеграция электронного архива с другими системами:

Соблюдение открытых стандартов, мощные программные интерфейсы (API COM, Java API и UBI) и наличие собственного внутреннего языка обработки событий (Event Script) обеспечивает легкость и надежность бесшовной интеграции системы ЭЛАР САПЕРИОН с любыми автоматизированными системами и программными комплексами организации:

  • Системы электронного документооборота (Босс-референт, LanDocs, Дело-Предприятие, DIRECTUM, DocsVision, CompanyMedia, Lotus Notes, Documentum, и др.)

  • Офисные приложения и транспортные системами (MS Office, OutLook, Exchange и др.)

  • Портальные решения (MS SharePoint Portal Server)

  • и т.п.

В результате работ по интеграции электронные копии бумажных документов архивируются
в ЭЛАР САПЕРИОН, а их атрибуты синхронизируются с учетной информацией АИС и приложений по желанию Заказчика. При этом регистрационные карточки остаются в специализированных приложениях, а электронные образы документов централизованно хранятся в едином электронном архиве организации. Создание ссылки между архивированными документами и документами систем управления позволяет пользователям получать доступ к документам, собирать и получать нужные материалы через интерфейс привычной им программы.

Интеграция электронного архива и АИС организации позволяет разгрузить ресурсы этих систем за счет переноса электронных документов на хранение в единый электронный архив.

Благодаря широким возможностям интеграции ЭЛАР САПЕРИОН играет роль платформы, которая объединяет электронный архив и системы управления предприятием в единую корпоративную информационную систему, обеспечивающую:

  • оперативность доступа к любой информации, содержащейся в документах;

  • эффективность работы с информацией даже при большом потоке документов;

  • автоматизацию управления процессами согласования, исполнения и обработки документов.

Преимущества решения:

  • Централизованное хранение документов всех территориально-обособленных подразделений организации в электронном виде в едином электронном архиве

  • Систематизация документов организации

  • Обеспечение оперативного доступа сотрудников к требуемым документам электронного архива в соответствии с регламентированными правами

  • Возможность одновременного обращения к документу любого количества пользователей

  • Организация совместной работы сотрудников территориально-удаленных подразделений с электронными документами

  • Поиск документов в электронном архиве как по их атрибутам так и по тексту

  • Обращение к электронному архиву через интерфейсы используемых рабочих приложений

  • Разгрузка ресурсов других АИС (СЭД, ERP и т.д.)

  • Надежная и долговременная сохранность документов электронного архива

  • Сокращение объемов бумажной документации

  • Сокращение расходов на хранение, транспортировку, создание копий бумажных документов

Результат:

  • Значительное сокращение времени на исполнение запросов пользователей, исполнение предписанных нормативов

  • Предоставление многопользовательского доступа граждан
    к культурно-историческому наследию региона

  • Повышение эффективности ведения учета и подготовки
    отчетной документации за счет автоматизации процессов

  • Обеспечение надежного долговременного хранения электронных копий документов архивов, исключающее их утрату, повреждение или модификацию

  • Сокращение затрат на восстановление физических оригиналов НСА
    и документов архивных фондов, за счет ограничения к ним доступа

  • Создание модуля текущего ввода для актуализации ЭИР
База данных защищена авторским правом © kursovaya-referat.ru 2017
При копировании материала укажите ссылку